第一章  总则

第一条  文书档案是制定政策、总结经验、日常工作查考的重要依据和可靠凭证。文书档案工作是中国科技馆发展基金会（以下简称“基金会”）一项必要的业务建设和基础工作,是保存基金会历史真实面貌的重要事业。为了加强基金会档案工作的业务建设，维护档案的完整与安全，充分发挥档案的作用，实现档案规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》和《中国科协机关文书档案管理办法》的精神，结合实际，特制定本办法。

第二条  文书档案是指基金会在各项工作中形成的，具有一定保存价值的，并经过收集、整理、立卷归档后，作为真实的历史记录集中保管起来的各种文件（其中包括大型活动照片、影片、录像带、光盘以及领导人签字题词、基金会获奖证书、荣誉证书等）。

第三条  基金会全体人员要充分重视档案工作，提高档案意识，增强法制观念，不断提高档案工作的科学管理水平。

第二章  文书档案工作的管理原则与任务

第四条  基金会档案由基金会秘书处统一管理，由秘书长指定专人负责。

第五条  文书档案管理工作的任务与职责：

（一）贯彻执行党和国家有关文书档案工作的法律法规，制定文书档案工作管理办法。

（二）管理基金会文书档案，负责收集、整理基金会各种文件材料，将有保存价值的文件材料整理立卷、归档保管，供统计和信息化利用等。

（三）负责不归档文件材料的注册、销毁工作。

第六条  文书档案管理人员要保持相对稳定，努力学习档案知识，不断提高业务能力。

第三章  文件材料的整理归档

第七条  要积极执行文书整理归档制度，将当年与工作有关、具有保存价值的全部文件材料收集、整理和归档。

第八条  要建立平时整理制度，编制“文件类目”。编制方法和要求如下：

（一）文书整理人员根据业务范围和内容，对文件形成的规律及形成文件的内容、文种、数量等情况进行预测并分类。

（二）文书整理人员根据业务内容设置“文件类目”，反映整体特征和保存价值。

（三）按“文件类目”进行分类排列，并在卷夹内填写类目文件名称。

（四）将办理完毕的文件归入相应“文件类目”卷夹。

（五）文书整理人员根据文件材料的产生情况，随时修改和增补有关类目和条款。

第九条  整理归档时间。文书档案一般按年度整理归档，在每年6月底前完成上一年度的文件材料整理归档工作。

第十条  整理归档范围。与工作有关、具有查考利用价值、已办理完毕的文件材料，都必须整理归档。

第十一条  文书整理归档的要求和方法

（一）整理归档原则。文件材料整理要保持文件之间的历史联系，区分不同保存价值，使组成的案卷能真实反映各项工作的历史面貌，便于保管和利用。

（二）归档文件材料的要求。凡归档的文件材料，其原稿（定稿）一律采用标准用纸，用毛笔、签字笔、钢笔书写或计算机打印。组成的案卷厚度一般不超过100页。

（三）组卷、卷内归档文件排列及填写归档文件目录。报表、名册、图册为一件。文件不应拆散。要保持文件材料完整无缺，按年度、文种、问题、保管期限、文件自然形成的时间等整理归档。

最后逐项填写文书档案目录。文书档案目录包括：

1．顺序号：以文件排列先后顺序填写序号，即件号。

2．文号：文件制作机关的发文字号。    

3．责任者：对该文件负责的单位名称或个人。

4．题名：即文件的标题，没有标题的，可填写事由，外加“[ ]”号。

5．日期：正式文件填写签发日期，其他材料填写文件的形成时间。

6．页数：按每“件”文件带有文字的页面计算，每页材料正面右上角、背面左上角用阿拉伯数字填写页号。

7．备注：留待填写需要说明的问题。

（四）备考表。档案文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，必须在案卷内“备考表”上加以说明。

（五）案卷标题和封面的填写。案卷标题应当准确概括本卷文件的主要发制机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。填写案卷封面必须用毛笔、签字笔、钢笔，字迹工整、醒目。

（六）案卷的装订。档案工作人员按年度制作归档文件目录，装订成册。

第四章  声像载体文件的整理归档

第十二条  声像材料的归档范围包括基金会在工作和活动中形成的，并有查考利用价值的影片、录像、照片、光盘等声像资料。

第十三条  声像材料的整理归档视同纸质文件的档案管理，应建立平时整理制度，及时整理归档。声像档案工作人员对文件形成的规律及形成文件的内容进行分类，编制“声像文件类目”。并按形成的声像文件的时间、内容、声像种类等归档，要求与纸质文件相同。

第十四条  声像材料除按顺序编号外，应将片名、内容、制作日期、节目时间长短等详细内容附于声像载体文件上。同一盘（带）中如存放多份文件，应建立载体文件目录清单。

第十五条  归档的声像文件的真实性、完整性和可识别性移交前由制作人负责，移交后由声像档案管理人负责。

第五章  电子文件归档与管理

第十六条  电子文档的管理参照国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》的规定执行。

第十七条  文件形成人员应定期把符合归档条件的电子文件向档案管理人员移交，档案管理人员应从电子文件形成开始不间断地对电子档案进行登记、建账，账目中要注明相应纸质档案的档号，同时建立机读目录。

第十八条  电子文件的归档，根据不同的环境产生的电子文档采用不同的归档方式，保证归档电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，保证归档工作的全过程管理。电子文件的整理归档应视同纸质文件的档案管理。

第十九条  由电子档案转换成的纸质档案，要及时归入相应档案门类的纸质档案中，按纸质档案管理要求进行管理，并在登记账中注明其所在的光盘编号及文件名。

第二十条  电子档案可在归档与管理系统的终端上查阅，但查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案。

第六章  档案的保管和利用

第二十一条  基金会文书档案按照年代─类目的方法进行有序排架。

第二十二条  秘书处要管理、利用好文书档案，最大限度地开发利用档案信息资源，配制电脑检索工具，对查找、利用情况进行登记统计。  

第二十三条  文书档案保管必须配备专门的库房和必要的设备，落实防尘、防火、防潮、防盗、防强光、防虫、防鼠等安全措施，并定期检查和清点核对。

第二十四条  对超过保管期限的档案进行审查、鉴定，对确认无保存价值的档案提出销毁建议，报请理事会批准后销毁。销毁档案应有两人监销，并在销毁清单上签字。      

第二十五条  对具有永久保存价值的档案，如有损坏或字迹模糊、褪变，要及时修补或复制。

第二十六条  查阅档案须知：

（一）基金会工作人员可以查阅普通档案资料，涉及机密档案要经上级领导批准后方可查阅。

（二）借用档案材料，应办理借阅手续，并在一个月内归还。

（三）借阅人要爱护档案，严禁在档案文件上涂画标记，严禁拆卷、涂改和撕页，确保档案安全、整洁。

（四）所借档案，不得转借他人或无关人员阅览，未经批准，不得抄录和复印。

（五）基金会工作人员离退职、退休或调离基金会时，须在办理手续前将所借档案全部归还。

第七章  附则

第二十七条  本办法自2011年7月10日起实施。

第二十八条  本办法由中国科技馆发展基金会解释和修订。